CHƯƠNG TRÌNH THỰC HÀNH 5S
03:17-24/08/2010
5S bắt nguồn từ Nhật Bản, 5S xuất phát từ 5 từ tiếng Nhật bắt đầu từ chữ “S”. Ở mỗi nước khác nhau người ta cố gắng dịch sang từ gần nghĩa nhất với ngôn ngữ bản địa và cũng bắt đầu bằng chữ “S” để mọi người dễ nhớ. Mỗi người khác nhau có thể sử dụng một từ khác nhau cho một quá trình tương tự, ví dụ như “SEIRI” trong tiếng anh có thể hiểu là “SORT” hoặc “SIFT” nhưng đều có chung một nghĩa, theo tiếng Việt là “Sàng lọc”.
Trong khi 3S đầu tiên hướng dẫn thực hiện việc thay đổi thì 2S sau hướng tới việc xây dựng hệ thống và văn hoá nhằm duy trì và cải tiến các thay đổi đã thực hiện.
Việc áp dụng thành công chương trình 5S là cơ sở tạo nên “chất lượng Nhật Bản” và là bài học sâu sắc cho mọi doanh nghiệp hiện nay.
Xu hướng toàn cầu hoá đã đẩy các doanh nghiệp vào cuộc cạnh tranh không biên giới, mà ở đó mọi doanh nghiệp đều phải thay đổi từng ngày để thích nghi với môi trường cạch tranh mới
Thực hiện thay đổi không phải là việc dễ dàng, nhưng lại là yếu tố bắt buộc để tồn tại và phát triển, nó không đơn giản như việc buộc mọi người trong Công ty ký vào một bản cam kết “Tôi cam kết sẽ thay đổi và thực hiện công việc của mình một cách tốt nhất có thể”. Vì theo thời gian họ sẽ quên dần lý do tại sao họ phải bắt đầu thay đổi và hiệu quả công việc cũng giảm dần do nhiệt huyết của họ không còn.
Có một phương pháp rất được ưa chuộng đó là áp dụng 5S , phương pháp này yêu cầu mức chi phí thấp mà hiệu quả của nó có thể cảm nhận được ngay sau vài giờ áp dụng. Một lợi ích quan trọng của 5S đó là nó chứng minh cho mọi người, đặc biệt là khách hàng và các đối tác rằng Công ty bạn rất chú tâm đến việc thay đổi và luôn coi trọng hành động hơn là lời nói. Về cơ bản 5S hướng tới sự “thay đổi” toàn diện từ phòng họp, nơi làm việc cho đến xưởng sản xuất.
Thực hiện 5S thường được hiểu lầm như là công việc vệ sinh đơn giản và hầu hết các doanh nghiệp đều dừng lại ở đó - ở chữ “S” thứ nhất trong 5S. Nhưng 5S thực sự hướng tới việc cải thiện năng suất làm việc, giảm thiểu lãng phí và tạo ra một một trường làm việc thân thiện hơn, an toàn hơn và thông minh hơn. Ngày nay khi nhiều khách hàng chỉ đặt hàng sau khi đã trực tiếp xem xét nhà máy sản xuất thì vai trò của 5S dần được nhìn nhận đúng vị trí của nó.
S1: SEIRI (SÀNG LỌC VÀ PHÂN LOẠI)
Khi ban xem xét một nhà máy hoặc một văn phòng làm việc và thấy rằng nơi đó quá bẩn và nhiều rác, các vật dụng không được ghi chính xác nơi lưu trữ, các quá trình rời rạc và được bố trí thiếu khoa học, sẽ là không ngạc nhiên khi một số tiền lớn đã được chi ra cho phế liệu và các di chuyển không cần thiết hay tìm kiếm các vật dụng bị mất. Cũng sẽ không ngạc nhiên nếu nơi đó mọi người có tinh thần làm việc kém cỏi, tỷ lệ tại nạn lao động hay bỏ việc cao. Tẩt cả các điều đó đều ảnh hưởng nghiêm trọng tới hiệu quả công việc và lợi nhuận của doanh nghiệp.
Làm thế nào để phần lớn các vật dụng trong nhà máy/văn phòng của bạn đều là những thứ thực sự cần thiết cho công việc? Bước đầu tiên triển khai 5S là phân loại các các vật dụng cần thiết và các vật dụng không cần thiết. Một trong những cách thông dụng để thực hiện việc “Sàng lọc” là sử dụng “thẻ đỏ”, bất cứ các vật dụng nào không cần thiết cho công việc sẽ được gắn thẻ ngay lập tức. Kết thúc quá trình này người phụ trách mỗi bộ phận có vật dụng gắn thẻ đỏ sẽ xem tại sao nó vẫn ở khu vực của mình. Sau đó là việc đưa ra quyết định loại bỏ hay tiếp tục giữ vật dụng đó theo một cách nhất định.
Lợi ích của việc thực hiện sắp xếp là giảm thiểu sự lộn xộn và do đó bạn chỉ cần ít thời gian cho việc tìm kiểm và di chuyển các vật cho công việc của mình. Như đã nói ở trên, thường thì nhiều người chỉ dừng lại ở điểm này và do đó có sự hiểu lầm với việc vệ sinh nhà xưởng đơn thuần.
S2: SEITON (SẮP XẾP)
Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả. Thông thường việc này sẽ bắt đầu bằng cách để các vật dụng gần nhau và gần nơi sử dụng nhất có để nhằm giảm thời gian di chuyển và tìm kiếm, công việc này cũng cần phải thực hiện dựa trên việc phân tích trình tự sao cho giảm thiểu thời gian di chuyển giữa các quá trình trong hệ thống.
Ở bước này, các vật dụng cần được xác định vị trí sao cho dễ định vị nhất, theo nguyên tắc quản lý trực quan: “một vị trí cho mỗi vật dụng, mỗi vật dụng có một vị trí duy nhất”. Thường thì sau khi thực hiện tốt việc tổ chức sắp xếp các vật dụng có thể khoảng cách di chuyển tới 90% và năng xuất lao động tăng 10-30%. Chỉ đơn giản với SEIRI và SEITON.
S3: SEISO (GIỮ GÌN SẠCH SẼ)
Giữ gìn sạch sẽ được thực hiện thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và vệ sinh hàng ngày máy móc, vật dụng, và khu vực làm việc.
SEISO hướng tới việc cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời nâng cao sự chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn).
Phát động chương trình “5phút SEISO” cuối mỗi ngày làm việc sẽ giúp cho mọi người thấm nhuần tư tưởng SEISO, duy trì sự sạch sẽ thường xuyên. Trách việc xuất hiện tư tưởng 5S nừa vời, chỉ khi kiểm tra mới vệ sinh sạch sẽ.
S4: SEIKETSU (SĂN SÓC)
SEIKETSU: nhằm đảm bảo các vấn đề đều được phát hiện nhanh chóng và dễ dàng.
Để duy trì hỗ trợ việc thực hiện 3S đầu, cần xác định rõ các quá trình cần thiết nhằm đảm bảo không diễn ra các sai lầm. Các quá trình bao gồm các hoạt động đơn giản đã đề cập phần trước như việc thực hiện chương trình “5 phút SEISO” mỗi ngày, hay việc lập các bảng theo dõi vệ sinh…, Việc tổ chức thi đua cũng là một hoạt động cần thiết nhằm giúp mọi người thường xuyên nâng cáo ý thức thực hiện chương trình 5S.
Định kỳ hàng tuần, hàng tháng tổ chức thực hành 3 “S” đầu là một cách tốt khác săn sóc hệ thống 5S của bạn. Với việc thiết lập các qui trình kiểm soát, các hoạt động hỗ trợ đơn gian và dễ dàng thực hiện sẽ giúp cho các sai phạm khó xảy ra hơn, hoặc khi xảy ra cũng dễ dàng được phát hiện và khắc phục kịp thời.
S5: SHITSUKE (SẴN SÀNG)
Mặc dù kết quả của việc cải tiến có thể đạt được rất nhanh chóng thông qua việc áp dụng 5S, nhưng để tiếp tục duy trì và cải tiến liên tục thì cần có tính kỷ luật nhất định. 5S đòi hỏi người quản lý phải thường xuyên kiểm tra các công việc đã thực hiện để tìm kiếm cơ hội cải tiến, làm tốt hơn nữa, cũng như đảm bảo rằng hệ thống 5S được duy trì và giám sát thường xuyêt, chặt chẽ.
SHITSUKE được hiểu là hoạt động duy trì về mặt tinh thần và thể chất của mọi cá nhân liên quan nhằm bảo bảo 4 “S” đầu được thực hiện tốt. Việc này đạt được thông qua việc tạo các thói quen thực hiện 3S, duy trì các quá trình kiểm tra, đánh giá, hệ thống khen thường kỷ luật, làm cho 5S trở thành một phần của văn hoá của doanh nghiệp.
LỜI KẾT
Việc thực hiện thành công 5S đòi hỏi tất cả mọi người hiểu tại sao nó đạng được lựa chọn để thực hiện và kết quả mong đợi là gì, bởi việc loại bỏ các vật dụng quen thuộc hay tổ chức lại các quá trình có thể là một sự thay đổi làm mọi người thấy quan ngai. Do đó cần phải tổ chức việc đào tạo cho mọi người thực sự thấu hiểu nội dung và lợi ích của 5S trước khi thực hiện chương trình này.
Việc đào tạo cung cấp cho mọi người các kiến thức từ trìu tượng như các nguyên tắc của 5S, cho đến các kiến thức đơn giản như: việc phân loại sẽ có kết quả tích cực nhanh chóng đối với hiệu quả làm việc, giúp mọi người giảm thiểu thời gian tìm kiểm, và thể hiện được cam kết của công ty trong việc thực hiện các chương trình chất lượng.